Las rondas de negocios: Cómo prepararse para una reunión de negocios!

Por Natalia Pantanali 

Existen muchas manera de conocer a empresas del exterior para realizar negocios, una opción son las rondas de negocios. Son encuentros con empresas extranjeras. Estas rondas pueden darse en el exterior o en nuestro país, estas últimas son las que comúnmente llamamos rondas de negocios inversas y habitualmente se dan en el marco de un evento como ser una feria o exposición.  Las rondas de negocios inversas permiten a empresas locales reunirse con empresas del exterior con el objetivo de presentar sus productos y/o servicios o generar un negocio internacional donde la posibilidad de concreción es elevada a un muy bajo costo.

 

La mayoría de las ferias tiene un sector donde se realizan rondas de negocios. El organizador del evento invita a participar empresas extranjeras a la feria.

La pregunta clave que nos hacemos es cómo podemos lograr un negocio en minutos  o tal vez una hora que tenemos en el encuentro con una empresa extranjera.

Como todo negocio de exportación requiere una planificación previa asistir a una ronda de negocios también requiere dicha planificación. Como todos sabemos la planificación no asegura el éxito del negocio pero si nos acerca a él.

Podemos dividir a nuestro trabajo de planificación de la ronda de negocios en tres momentos muy marcados, una etapa previa, un momento durante la reunión y por ultimo cuando llegamos a la oficina y repasamos que paso en la reunión, lo que llamaríamos el trabajo posterior al encuentro.

  •  En esta etapa previa es el momento para planificar la  reunión, utilizar todas las herramientas de investigación que tenemos al alcance de nuestras manos para planificar el encuentro. Debemos aprovechar al máximo nuestras fuentes de información. Cabe destacar que una ronda de negocios es una oportunidad tal vez única de conocer empresas extranjeras por lo cual debemos optimizar nuestro tiempo tratar de entablar relaciones y/o por lo menos dejar una buena impresión de  quien somos y que hacemos.

 

1- Investigar el futuro cliente. Conocer a quien le vamos a presentar nuestros productos o con quien vamos a hacer negocios. Por lo tanto debemos investigar nuestro futuro cliente: visite su página web, quienes son sus clientes, hace cuanto que opera, tamaño de la empresa, referencias etc. Conocer al cliente nos va ayudar a entablar mejor un vínculo comercial.

 

2-Investigue el país a donde quiere exportar: Se deben conocer previamente a la reunión que restricciones arancelarias y/o para-arancelarias tiene nuestro producto en ese país (derechos, acuerdos comerciales, certificaciones, tributos, etc.)

 

3- Investigue la logística y distribución del producto: En esto nos referimos a estructura de costos de transporte, seguro, incoterms utilizado, diferentes alternativas de incoterms FOB; CFR; CIF, etc. Como se distribuye el producto, partes intervinientes, modos de transporte, embalaje. Conocer de ante mano como llegaría nuestro producto a ese país y que alternativas de transporte existen.

 

4- Preparar el material  para la reunión: No se puede ir a una ronda de negocios sin tarjetas de la empresa, carta de presentación de la empresa, catálogos de los productos, lista de precios de los mismos y notas de pedidos. Es importante tener armada la oferta de exportación y las diferentes alternativas de oferta que podemos negociar.

 

En este punto también se hace referencia a cómo voy a exponer mi producto Ejemplo con una presentación, como voy a presentar las muestras de producto. Se debe ser claro y preciso al hablar, optimizando el tiempo y describiendo de forma clara los productos a vender. Es importantísimo que todo el material este en dos idiomas como mínimo, dependiendo del lugar de la empresa extranjera.

 

El error que muchas empresas cometen es pretender cerrar una operación de comercio exterior en una ronda de negocios, por este afán de hacer negocios perdemos lo más importante que es entablar un vínculo humano que nos servirá para captar y mantener un cliente.

 

5- Puntualidad: Es importante llegar con algunos minutos previos a la reunión por lo tanto hay que prever con anticipación el tiempo de recorrido hacia el lugar del encuentro. Cuando la ronda de negocios es en el exterior se debe manejar con diferentes tiempos ya que no conocemos como es el tráfico y los movimientos habituales del lugar, recomendamos preguntar recorridos y tiempos.

 

  •  El segundo momento es la reunión en sí misma:

 

1-      En un encuentro de negocios no puede faltar la puntualidad, la presentación de la empresa con sus productos y la oferta de los mismos con sus listas de precios. Si se entregan muestras de producto piense que la empresa tiene que retornar a su país con todo ese material más el de las demás empresas que se entrevisto. Trate de entregar muestras acorde a la situación o envíeselas después por Courier.

 

2-      Se recomienda no hacer presentaciones muy extensas de la empresa ni presentar un muestrario interminable, se debe optimizar el tiempo y los recursos.

 

3-      Volvemos a repetir el tema de hablar claro y preciso, ser pausado. Muchas veces sucede que aunque el idioma sea el mismo los tonos pueden llegar a dar otro sentido a las palabras. No hable en difícil no sirve de nada utilizar lenguaje que nadie entiende.

 

4-       Sea prudente y trate de abrir la relación comercial dando flexibidad al negocio  comercial, muchas veces podemos agrandar la torta en lugar de tener una postura cerrada. Ejemplo cambios de colores del packaging del producto u otros servicios que podemos brindar si la empresa lo está solicitando.

 

5-      Toda relación comercial o no, se basa en la honestidad las promesas que no se pueden cumplir harán que los futuros negocios no progresen y además deteriora la imagen del país y de los futuros empresarios. Es muy difícil revertir una imagen negativa.

 

  •  El tercer momento es después de la reunión:

 

1-      Hacer una revisación de todo lo conversado en la reunión. Armarse un listado de empresas entrevistadas y recordatorios que le serán de utilidad para mantener la relación comercial.

 

2-      Cumplir con lo pactado ya sea enviar proformas si cerró algún trato o listas de precios con sus modificaciones o cambios conversados en productos, envíos de muestras, etc.

 

3-      Enviar mails de agradecimiento a las empresas entrevistadas esto sirve para que los recuerden y abrirse a la relación comercial. Hacer un seguimiento de la relación comercial.

 

Una buena imagen una buena impresión de nuestra empresa no solo hace que podamos cerrar un negocio de exportación sino que también que nuestros colegas puede llegar hacerlo.

 

© Lic. Natalia Pantanali

 

Fecha: 7/9/2012