Algunos consejos útiles para empresas que participan en Ferias Internacionales

Participar en una Feria Internacional ya sea general, monográfica o especializada muchas veces puede ser la llave para grandes negocios. Periódicamente uno suele encontrarse con empresas que retornan de un Feria y que comentan su experiencia, la que en muchos casos es positiva, pero a veces queda la sensación que esa participación podría haber sido mejor.

Si bien la decisión de participar en un evento internacional no es algo que se proyecte de un día para el otro (para preparar una participación relativamente digna se requieren al menos entre 6 y 7 meses), vale la pena aclarar algunos puntos de relevancia a tener en cuenta a la hora de participar en los mismos.

Antes de entrar en un pormenorizado esquema de participación, será necesario resaltar lo siguiente: cuando una empresa participa en alguna feria o evento a realizarse en el exterior, la imagen que brinda su stand, así también como su servicio y atención, se asociará con la imagen de nuestro país. No vale la pena aclarar que tan deteriorada es nuestra imagen en el exterior. Es por este motivo que deberá encararse esta labor con la mayor responsabilidad posible. Por eso que, lo que viene a continuación, trata de detallar algunos conceptos básicos a tener en cuenta a la hora de participar.

Puntos básicos a tener en cuenta:

Definir los objetivos de la participación: estar presentes o vender.

A una exposición o feria no debe irse para tentar suerte o meramente a ver que pasa. La decisión debe responder a un objetivo claro y definido. Debe analizarse la situación del mercado en el cual vamos a exponer de acuerdo a nuestros productos y/o servicios, junto con la posibilidad de cumplir con la demanda del mismo e incluso con demandas adicionales. Téngase en cuenta que no solamente se trata de exponer y vender, sino también de diagramar toda una estrategia comunicacional especialmente si de producto nuevo estamos hablando.

Selección de productos a presentar:

Una vez definida la feria en la cual se va a participar, hay que ver que productos exponer. Si se trata de una empresa grande y consolidada en el mercado, la mera presencia del nombre resulta una eficaz llegada y promoción hacia un consumidor final. Este caso suele darse generalmente en una “feria general”, donde la afluencia de público es masiva.

Otra alternativa es llevar un producto y/o servicio diferenciado del resto de los expositores, de acuerdo a las necesidades del mercado. En estos casos se sugiere participar en muestras “monográficas”. Si se pretende exponer un producto nuevo, la feria resulta de particular importancia, ya que en ella se puede aprovechar las actividades que se desarrollan internamente como ser: conferencias, seminarios, presentaciones, charlas, etc.

Elaboración de un costeo de participación:

No obstante las características de la empresa expositora (de servicios o fabricante), los siguientes pueden ser los puntos que compongan un costeo detallado para la participación:

Alquiler del stand (junto con la realización del mismo)

Costo del personal y viáticos del mismo

Costo de los servicios adicionales (electricidad, agua, gas, telefonía, etc.)

Credenciales e invitaciones

Gastos de transporte y seguro de los productos a exhibir

Costo de despacho de las muestras

Costo de las relaciones públicas (entrega de obsequios, promotoras, agasajos, etc.)

Publicidad y promoción (participación en el catálogo oficial, diarios, revistas especializadas, etc.)

Otros gastos adicionales

¿Cómo elegir el espacio? :

Este punto tiene directa relación con las características del producto a exhibir. En los predios feriales usted podrá optar por un espacio dentro del pabellón o un espacio al aire libre. Desde ya cada uno tiene sus ventajas y desventajas (siempre en función del producto a exponer). Los espacios al aire libre son más baratos que los espacios cubiertos o dentro del pabellón. Pero tiene su desventaja para días de lluvia, o de extremo frío o calor, pero puede resultar que por el tipo de producto a exhibir no le quede otra alternativa. Los stands cubiertos a pesar que son más caros que los anteriores suelen tener una serie de ventajas mayores: mayor iluminación, confort, resguardo climático, etc.

Construcción del stand e interpretación del reglamento:

La arquitectura del stand debe tener una relación directa con el producto y/o servicio. El expositor debe tener muy en claro que es lo que quiere transmitir con el stand. Asesores de imagen y de marketing que pueda contratar jugarán un rol sumamente importante.

En cuanto al reglamento es muy común que el expositor no lo lea, o que lo haga superficialmente. La lectura del mismo puede evitarle problemas al expositor como al organizador. En ellos se especifican todas las condiciones de participación, en el cual la construcción del stand está sujeta a algunas pautas y condiciones.

Publicidad y promoción:

El hecho de participar en una feria, le permite a la empresa la posibilidad de nuevos negocios, y el desarrollo de nuevos mercados. La publicidad y promoción, junto con las actividades que estas contemplan (relaciones públicas, prensa y publicidad), son de capital importancia para consolidar la imagen de la empresa. Es muy importante el envío de gacetillas cuando se quiere promover el lanzamiento de un nueva producto. Un buen respaldo de la prensa, la participación en el catálogo oficial, las degustaciones o entregas de muestras sin valor comercial, así como también agasajar al cliente con un trago o una comida, son de vital importancia para que su empresa sea reconocida. Recuerde que usted no solamente está representando a su empresa, sino también a nuestro país…

No sobrecargue su agenda de reuniones:

Parece una obviedad, pero sin embargo es un de los problemas que mas habitualmente solemos escuchar por parte de los empresas. La cantidad de reuniones que se agenden dentro o fuera del predio ferial no debe ser mayor a nuestra capacidad de cumplir en tiempo y forma con la mismas. A veces la desesperación por vender nos hace cometer estos errores.

El personal:

Muchos negocios se han perdido o han fracasado por no tener personal idóneo para la toma de decisiones.

Si bien, como dice el dicho “el ojo del amo engorda el ganado”, muchas veces el titular de la empresa, por diversas cuestiones, no puede asistir a la feria. La persona a designar debe ser alguien que sea capaz de dirigir y controlar el personal seleccionado. Debe ser alguien que pueda tomar decisiones por su cuenta, siempre siguiendo el criterio impuesto por la empresa. Recuerde que muchos negocios se han perdido o han fracasado por no tener personal idóneo para la toma de decisiones.

Balance y evaluación de los resultados:

Hay una frase que dice “la primera exportación termina cuando nos hacen el segundo pedido”. Bueno, adaptando esta frase al tema, la participación en una feria no termina a su retorno. Hay que realizar un balance de participación, responder a las consultas que no hemos respondido en el stand, mandar mensaje de agradecimiento a los visitantes, etc.

En resumen como dijéramos al inicio de esta nota: la participación en una feria puede ser la llave de un nuevo negocio. Hoy por hoy a la PyMe argentina le cuesta mucho viajar a una feria en el exterior ya sea por situación financiera interna, tipo de cambio, etc. Nuestra participación debe ser lo mas efectiva posible. Y de ello depende mucho de cómo planifiquemos los cosas.

Por Lic. Pablo Furnari – Agosto 2005 La Nacion

© Lic. Pablo Furnari

1 comentario
  1. Juan Pablo Martín Dice:

    Muy buen post Pablo! En el gobierno de la provincia de Bs As trabajamos en promoción de exportaciones ayudando a las Pymes a participar en ferias y misiones en el exterior.
    Es muy cierto el enfoque, nustras pymes suelen no respetar los horarios de feria (retirarse antes del cierre, incluso días antes, no tener listo el stand antes del inicio, etc.)
    Pero a mi entender lo principal es la preparación previa: Agregaría no escatimar personal (mínimo 2 personas) que permita turnarse para visitar a otros stands de posibles competidores o posibles asociatividades. Preveer también que se pueden llegar a generar reuniones/visitas a empresas en horario de feria, que es donde realmente se avanzará en la operación es otro aspecto a tener en cuenta.
    Finalmente me gustaría agregar que dependiendo el tipo de feria, la imagen del stand como se dijo y el factor sorpresa de las actividades que se realicen para llamar la atención, puede ser un buen consejo.

    Saludos y felicitaciones por el Blog.
    Juan Pablo Martín.

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